Kære alle,

Tak for en god generalforsamling. Her finder referatet, samt formandens og kasserens beretning:

Referat:

Antal fremmødte: 23 stk

Valg af dirigent: Najaaraq

1. Formandens beretning: Se notat
2. Fremlæggelse af afdelingens reviderede regnskab: Se notat

• Der blev stillet spørgsmål til hvorfor vi har budgetteret med 10.000 mindre til trænerposter næste år, i forhold til sidste år. Svaret hertil er at vi i bestyrelsen skal have kigget vores træneraflønninger efter i sømmene og alignet deres aflønning.

4. Fremlæggelse af afdelingens budget til orientering:
5. Indkomne forslag

• Kun ét forslag er kommet ind; at vi skal sløjfe det passive medlemskab. Det blev sendt til afstemning og udfaldet blev; 1 for afskaffelse. 20 imod afskaffelse

6. Fastsættelse af kontingent.

• Ingen ændringer

7. Valg af bestyrelse af kontingent

• Nikolaj træder ud af bestyrelsen. Til gengæld indtræder Vibeke Bøgh og Martin Mart Saensuphan Lynderup i bestyrelsen.

8. Valg af ungdomsudvalg

• Peter Johansen.

9. valg af revisor

• Glenn Stage var ikke til stede, men han har indvilliget i at være revisor.

10. Eventuelt:

• Rene og Sebastian fremlagde konceptet for vores opstart af løbeskolen.
• Rene slog et slag for at få hjælp til Egå Engsø løbet, og opfordrede os til at dele flyers ud

Vandrepokaler:

• Fighter Pokalen: Jens var her ikke, så den blev ikke givet videre

• Langgarver: Charlotte Tyrsted

• Banepokal: Lærke Mikkelsen

• Kvindepokalen: Amalie H.B. Thomsen

• Frivillighedspokal: Søren Qvist

Formandens beretning:

Traditionen tro skal vi nu tage en lille tidsrejse og genopleve vigtige Fremad øjeblikke fra 2015.
Jeg bliver i år nød til at starte med en trist meddelelse. Som nogle sikkert har bemærket er Leo
ikke tilstede i år. Han har så lang tilbage som jeg kan huske været fast inventar både til vores
Generalforsamlinger og i det daglige klubliv.
Jeg fik i sidste uge at vide, at Leo er gået bort. Leos bortgang er et stort tab for klubben. Leo har i
en menneskealder fulgt klubben og har igennem de sidste mange år været omdrejningspunkt i
hovedforeningen fx i forhold til kommunen. Leo havde en enorm viden om vores klubhistorie og var
altid venlig og hjælpsom, selvom det der e-mail aldrig blev hans ven. Gunnar (vores
hovedforeningsformand) har sørget for at hovedforeningen sender en hilsen til familien.
Men nu skal det ikke blive trist det hele.
Forud for udarbejdelse af beretningen har jeg altid konsulteret cheftræneren – Nikolaj Bauer
Andersen – om hvad han anså som de vigtigste sportslige resultater i Fremad i 2015. I år har vores
cheftræner været ca. 6 md. på orlov fra bestyrelsen, idet han har været udstationeret i Spanien, så
jeg har selv opsamle stjernestøv fra året der gik.
Jeg kan dog ikke lade være med at genbruge cheftrænerens sædvanlige kommentar: ”Det har
uden tvivl været det sportsligt bedste år i nyere tid. Jeg vil tro, at der ikke er blevet løbet bedre
siden Preben Glues regeringstid i 1960’erne”.
Der var utrolig mange resultater som jeg kunne dykke ned i, men jeg har forsøgt at vælge en af de
(desværre) lidt mere utraditionelle eller sjældne indslag. Jeg har nemlig medbragt et glimrende
indlæg fra Jan Skov Pedersen, der på Facebook skrev følgende den 31. august 2015:
Hermed en lille beretning fra Veteran DM i Randers i weekenden den 29. og 30. august, hvor der
var en rimelig Fremad deltagelse. Søren Østergaard var særdeles flittig og stillede op i M45-49 på
100 m, hvor han tog bronze i 15.83 s, på 800 m sølv i 2:17.01 og på 1500 m bronze i 4:35.42.
Mr. Rock and roll AKA Léonard Davies debuterede på 400 m i M55-59 og tog bronze. Gunnar K.
Jensen stillede op i M55-59 på 3000 m forhindring og fik guld i 12:38.63. Jonny Jensen stillede op
i M45-49 på 5000 m og satte en solid PR med ca. 30 s i tiden 18:05.95 og fik dermed bronze. Jan
Skov Pedersen løb ligeledes en bronze medalje hjem i M55-59 på 5000 m i tiden 18:22.97.
Udover at det er flotte resultater fra vores senior gruppe, er det også et godt eksempel på,
hvordan man let og uformelt kan formidle om vores resultater i klubben. Tak for det - Jan!
Mit næste punkt er et af klubbens store lyspunkter i det forgangne år. Ikke bare i vores lille atletik
afdeling, men også for en ung mand som jeg kom i forbindelse med sidste sommer. Jeg taler
naturligvis om Omar. Omar har været en berigelse for klubben – både som den fantastiske løber,
han er, men også socialt og som det dejlige menneske, han er. Man kan måske sige at han er
klubbens CSR fremstød. Vores samarbejde med Røde Kors er under alle omstændigheder et af de
punkter, hvor klubben adskiller sig fra alle andre løbeinitiativer i Nordbyen - People of the North
(Game of Thrones, hvis nogen skulle være i tvivl). Når jeg nævner dette, er det ikke kun for at
fortælle om en ny hurtigløber i klubben, men også fordi vi i bestyrelsen har valgt at bruge en del
penge herpå. Penge som vi ikke havde indregnet i det budget som sidste års generalforsamling
godkendte, men som vi håber, at I er enige i har været godt givet ud.
Min vision er, at vores klub fremstår som mere og andet end den hyggelige løbeklub i nordbyen.
Aarhus Fremad Atletik er en ambitiøs klub, der både har dygtige eliteløbere indenfor enkelte
kategorier, en efterhånden stærk forankring i ungdomsatletik, et godt tilbud til bredde-idrætten og
som noget nyt også evnen og viljen til at gøre en forskel for andre mennesker – f.eks. for en del af
de flygtninge, der kommer hertil.
Skovbakken og Riisvangen
Et andet nyt initiativ som bestyrelsen har arbejdet på i 2015 er en stærkere tilknytning til
Skovbakken. Skovbakken ejer store dele af bygningsmassen nær vores rundløbsbane og har
dermed mulighed for at tilbyde os adgang til omklædning mm., som det halter en del med her på
Riisvangen. Vi vil ikke fusionere med Skovbakken, men med en stærk alliance og gode relationer
kan vi i fremtiden tilbyde væsentligt bedre forhold end dem, vi har i dag. Hvis vi skal vokse, som
jeg drømmer om, har vi også brug for bedre lokalefaciliteter. Det mest konkrete, udover
omklædning og adgang til svømmefaciliteterne, er, at vi kan benytte det foreningsmotionscenter
som Skovbakken skal til at bygge. Dvs. at man som medlem af Aarhus Fremad Atletik for måske
50-75 kr. ekstra pr. måned kan få adgang til 400 m2 motionsrum. Vi vil naturligvis benytte dette
særligt i vinterhalvåret, men vi vil også kunne bruge disse faciliteter mere målrettet i de perioder,
hvor medlemmer har løbeskader. Vi håber på, at dette vil øge sammenhængskraften i klubben og
hjælpe til med at fastholde skadede medlemmer som aktive medlemmer.
Af samme årsag lægger bestyrelsen op til, at vi nedlægger muligheden for at være passivt
medlem. Tidligere brugte vi et passivt medlemskab til dem, som i en periode var skadet og derfor
ikke kom i klubben til træning mm. Som passivt medlem fik man stadig medlemsblad og mulighed
for at deltage i de sociale arrangementer, fester, foredrag osv. Medlemsbladet har vi nedlagt for
mange år siden og et passivt medlemskab er derfor ikke længere så relevant som tidligere.
Medlemmer der er skadede kan via Facebook og hjemmesiden følge med i klubbens liv og kan
gennemgå et målrettet genoptræningsforløb bl.a. via adgang til det nye forenings-motionscenter.
2020 vision
Alle disse nye ting har gjort os fokuserede på, at vi bliver nødt til at nedskrive vores vision for
klubben. Dokumentet er ikke helt færdigt endnu. Men vores diskussioner er lige nu på et niveau,
hvor vi snakker om de enkelte hold skal hedde det ene eller det andet. Vi er tæt på at være
færdige. Peter har taget initiativet på denne del og har sammen med mig lavet et lille skriveudvalg
til færdiggørelse af klubbens 2020 vision. Når den er færdigbehandlet i bestyrelsen lægger vi den
naturligvis frem, så alle kan læse den og følge med i vores tanker for fremtiden. På næste
generalforsamling i 2017 vil den indgå som et element til gennemgang og diskussion.
Endelig kan jeg fortælle at en yderligere grund til, at vi ønsker en nedskrevet 2020 plan eller
afdelingsvision, er, at vi ofte skal bruge et sådan dokument, når vi ansøger om midler til klubben.
For eksempel forsøger vi at rejse midler til etableringen af en bane 1 og 2 på vores rundløbsbane
på Vejlby Stadion. Dette er en længere proces og kræver, at vi har mange sponsorer og fonde med
indover. I dette arbejde er det nødvendigt at kunne vise, hvad det er vi prøver at bygge op og
hvilken forening Aarhus Fremad Atletik er.
Frivillighed
Sidste år rullede vi et nyt koncept ud i vores afdeling, nemlig kåring af Årets Frivillig. Det er en
vigtig italesættelse af den værdi, det giver for klubben, at folk bidrager til klubbens aktiviteter og
til den ånd, som hersker i klubben. I de senere år er vores økonomi blevet stadig mere afhængig
af, at vi stiller op til Aarhus Motions arrangementer og hjælper som fartholder osv. Det er helt
afgørende, at vi har et stærkt fokus på at være til stede og være tilgængelige på disse opgaver.
Men det er mindst lige så vigtigt, at der er nogen der vil hjælpe med planlægningen af de ugentlige
klubtræninger, gennemførsel af træningsweekenden på Røndegård og gennemførsel af vores egne
løb som Risskov Løbet, Gul Rute Mesterskab, klubmesterskab i bane løb og ikke at forglemme Egå
Engsø løbet.

Det vi vil gøre i år er, som proklameret på sidste Generalforsamling, af fremstille de indkomne
forslag til kandidater og dernæst afholde en konkret afstemning. Sidste års vinder er tilstede og
sikrer, at alt går rigtigt til. Mere om det senere.
En Fremad ud af klubhuset oplevelse!
Bestyrelsen har arbejdet med en lang række tiltag i 2015. En af de ting, som jeg som formand var
utrolig glad for blev en succes, var fælles bustransport til CPH ½ maraton i København. Klubben
stod for leje af en bus og stillede på denne måde transporten til rådighed for medlemmerne. På
turen kunne man nyde hjemmebag af kager og meget andet godt til at styrke benene med både
før og efter løbet. Turen var en succes både sportsligt og socialt.
Bestyrelsen påtænker at lave flere busture her i 2016. Vi arbejder på 3 ture, dels CPH ½ maraton,
Hamborg ½ maraton og Vejle Ådal, hvor det er muligt at løbe både 5, 10 og 21,095 km. Se flere
detaljer på vores Årshjul, som gerne skulle hænge både på vores opslagstavle og i herreomklædningen.
Som altid vil vi gerne opfordre til at et udvalg påtager sig opgaven med at
arrangere disse ture.
Træningsweekenden på Røndegaard Feriecenter
Vi havde en ny arrangør på TW2016 - Vibeke. Jeg synes, det var et super arrangement og var glad
for at se så mange glade løbere blive og overnatte. Det er vigtigt at understrege, at vi faktisk
bruger en del penge på træningsweekenderne, så det er også vigtigt at vi får noget socialt ud af
det. Og det oplever jeg fortsat, at vi gør. Så det fortsætter vi med. Der var endda nogle som
snakkede om en sommer version. Det kunne helt sikkert være spændende at se, hvordan
området ser ud uden frost og sne, men for at komme videre med denne idé skal der være nogen
som melder sig som tovholder. Fx ved at snakke med mig eller en af de andre fra bestyrelsen.

Tak for et godt løbeår.
Med venlig hilsen,
Anders Iversen, Formand i Aarhus Fremad Atletik.

Kasserens beretning:

2015 har været et spændende år for Aarhus Fremad Atletik. Niveauet af aktiviteter og arrangementer har været stort, og dette afspejler årets regnskab også.

Inden jeg for alvor går i gang, er det vigtigt at nævne, at jeg grundet nyt it-system har ændret i klubbens regnskabspraksis. Dette betyder, at regnskab og budget for 2015 ikke er direkte sammenligneligt med regnskaber og budgetter for de foregående år. Fx har det været et ønske fra bestyrelsen at udgifter og indtægter fordeles på arrangementer snarere end udgiften eller indtægtens karakter. Derudover er jeg begyndt at periodisere vores kontobevægelser for at give et mere retvisende billede af årsregnskabet, hvilket igen medfører, at 2014-regnskabet ikke kan sammenholdes direkte med det foreliggende regnskab. Skulle nogen ønske en uddybning af det nye regnskab, er I altid velkommen til at spørge eller tage kontakt på et senere tidspunkt, og jeg skal gerne uddybe.

Udgifterne i 2015 beløb sig til 204.714 kr., hvor indtægterne kun beløb sig til 146.499 kr.. Dette har resulteret i et negativt resultat på ca. 51.000 kr., som vi dermed har reduceret klubbens EK til.

Årsagen til det negative resultat skyldes flere ting:

1) For det første betød implementeringen af det nye it-system (Conventus), at kontingentindbetalingen for foråret 2015 blev skubbet til september og fik en relativ kort betalingsfrist. Derfor glemte flere medlemmer (ca. halvdelen) at betale kontingent for foråret, da betalingen endelig kom op at stå. Klubben har aldrig haft tradition for at rykke individuelt for kontingentindbetalinger, og dette kom heller ikke på tale denne gang, da årsagen til den korte betalingsfrist og sene udmelding skyldes implementeringen af Conventus og derfor var bestyrelsens egen skyld.

2) For det andet besluttede bestyrelsen at afvikle det tidligere voucher-system, ved at modregne vouchers (tilgodehavender) i medlemmernes kontingentindbetaling i efteråret 2015, hvilket derfor har betydet, at summen af kontingentindbetalinger har været mindre end den reelt set burde være. Dertil skal også nævnes, at antallet af voksne medlemmer har været dalende med blot 61 voksne medlemmer samt 27 børn eller unge.

3) For det tredje besluttede bestyrelsen at gøre brug af DGI til tidtagningen ved Egå Engsø 2015. Det reducerede indtægterne fra ca. 7000 kr. i 2014 til ca. 2000 kr. i 2015. Dog skal det siges, at løbet blev en stor og langt mere professionel succes med knap 400 deltagere og større bevågenhed.

Selvom indtægterne har været faldende, har bestyrelsen alligevel valgt at investere i flere større områder, hvilket selvfølgelig også har været medvirkende til det negative resultat.

For det første har bestyrelsen besluttet at investere i en container samt en stor mængde atletikudstyr til børn- og ungeatletikken, som er ét af de fokusområder, bestyrelsen har valgt at booste i 2015. Udgifter til container og atletikudstyr er engangsudgifter og dermed ikke tilbagevendende i 2016.

Hertil skal det nævnes, at børne- og ungdomsatletikken i dag står for ca. 1/3 af klubbens medlemmer og som på sigt skal sikre et tilløb af medlemmer på voksenholdene. Dette er med til at retfærdiggøre den store investering i container og udstyr.

I forlængelse af børne- og ungdomsatletikken skal stigende udgifter til træneraflønning også nævnes som en del af forklaringen på de høje udgifter. Børne- og ungdomsatletikken trænes i dag af en håndfuld trænere, som aflønnes halvårligt.

2) For det andet beslutter bestyrelsen i løbet af sommeren at tage imod og støtte Omar, som på daværende tidspunkt er asylansøger på Grenå Asylcenter. De medfølgende udgifter til transport, tøj og sko var ej heller budgetteret i 2015, men Omar har på mange måder bidraget til klubbens sociale liv, de sportslige præstationer taler for sig selv, og klubben har fået meget god omtale i medierne som følge af ”projektet”.

3) Investeringen i det nye it-system (Conventus) til håndtering af medlemmer, kontingentindbetalinger og ikke mindst regnskab og budgetlægning har også været en større engangsinvestering i 2015. Det har krævet megen tid og ressourcer at få implementeret det nye system i klubben, og har derfor som nævnt forsinket bl.a. indbetalingen af forårskontingentet markant. Vi måtte desuden trække på assistance fra en Conventus-konsulent, men vi er nu efter ca. et lille års tid oppe at køre.

I dag administreres medlemmer og kontingentindbetaling fuldt over Conventus, ligesom regnskab og budgetter lægges i det nye system. Det har gjort mange arbejdsgange lettere for bestyrelsen – og ikke mindst kassereren – hvorfor vi har store forventninger til det nye system i 2016.

Konklusion:

Alt i alt har 2015 været et dyrt år for klubben og et lignende forbrug kan og vil ikke fortsætte i 2016 med mindre, at indtægterne stiger tilsvarende. En stor del af udgifterne i 2015 er dog til større og langsigtede investeringer i udstyr og anlæg samt it-systemer, som netop skal gøre klubben til en stærkere og bedre forening at være en del af.

Den anden del af de høje udgifter kan forklares med, at vi har øget trænerkapaciteten og sat ekstra til på vores eliteudøvere. Vi har altid gerne villet være en klub, som tilbyder dygtige og kompetente trænere, og hvis atleter udmærker sig blandt de bedste på landkortet. Udgifterne til trænerhonorering og eliteudvalget falder derfor i tråd med det, vi i Aarhus Fremad Atletik ønsker at være.

På baggrund af dette, mener jeg at kunne forsvare det høje forbrug i 2015 til trods for de faldende indtægter.

- Katrine Borg Houlberg Thomsen